Супервайзер по административной поддержке, Алматы

Обязанности: Управление офисами и административными процессами: Обеспечение эффективной и бесперебойной работы офисов Компании в странах Центральной Азии Внедрение и поддержание единых корпоративных административных политик и процедур Поддержание офисных помещений на уровне корпоративных стандартов Организация жизнедеятельности офисов и решение всех административно-хозяйственных вопросов Информирование сотрудников по офисным правилам и процессам (политика чистого стола, переговорные комнаты, парковки, графики посещения офиса и др.) Организация технического обслуживания офисов (электроснабжение, вентиляция, кондиционирование, водоснабжение и др.) Управление ремонтами, реконструкциями и офисными переездами (плановыми и разовыми) Руководство проектами по открытию новых офисов или ремонту текущих совместно с брокерами и глобальной проектной командой Участие в тендерах, переговорах с арендодателями и подрядчиками Формирование бюджетов проектов, контроль сроков и качества работ Взаимодействие с EHS по вопросам охраны труда и безопасности, обеспечение соответствия условий труда требованиям законодательства и корпоративных стандартов Координация процессов, связанных с регистрацией и уведомлением иностранных сотрудников Взаимодействие с функцией закупок по всем административным категориям (аренда офисов и парковок, мебель и техника, клининг, канцелярия, курьерские услуги, вода, авиабилеты, такси, ивенты, кейтеринг, ремонтные и иные сервисы и тд) Управление отношениями с внешними поставщиками и контроль качества оказываемых услуг Обеспечение соблюдения закупочных и договорных процедур Компании Управление бюджетом и затратами: Формирование, планирование и контроль исполнения административного бюджета Поиск возможностей повышения эффективности и оптимизации затрат без снижения уровня сервиса Управление командой: Руководство административной командой Обучение, развитие и повышение эффективности работы команды Требования: Опыт управления административной функцией / office & facilities management в крупной компании Опыт управления бюджетом и поставщиками Навыки управления командой и проектами Понимание процессов аренды, ремонтов, эксплуатации офисов Сильные организационные и коммуникативные навыки Английский язык — upper-intermediate