Cheffe ou Chef de secrétariat – 80% à 100%

Dans le cadre de la réorganisation de la gestion des secrétariats du Département de médecine (DMED), vous occupez un rôle central dans la coordination et le pilotage des secrétariats médicaux. Rattachée ou rattaché hiérarchiquement à la coordinatrice du secrétariat du DMED, vous êtes responsable de l’organisation, de la supervision et du bon fonctionnement des secrétariats de deux services, dans le respect des directives départementales et institutionnelles.

Vous planifiez, coordonnez et encadrez l’ensemble des activités de secrétariat médical et d’accueil de la patientèle. Vous mettez en place des processus garantissant la qualité des prestations, l’harmonisation des pratiques professionnelles et la cohérence administrative au sein du département. Vous mettez également en place des processus visant à garantir la programmation et le suivi des examens des plateaux d’endoscopies et veillez à son bon fonctionnement.

En étroite collaboration avec les médecins-chefs et cheffes de service, vous contribuez à une communication fluide entre les équipes médicales et administratives et les informez régulièrement des procédures et évolutions impactant les secrétariats. Vous garantissez la bonne gestion des dossiers médicaux des patientes et patients, depuis leur constitution jusqu’à leur mise à jour et leur classement, incluant la documentation externe. Vous veillez au contrôle et à la finalisation de la documentation clinique, ainsi qu’au respect des exigences et délais institutionnels.

Vous encadrez, motivez et accompagnez les collaboratrices et collaborateurs placés sous votre responsabilité. Vous veillez à l’adéquation des ressources avec la charge de travail, gérez les plannings et les remplacements. Vous animez des séances d’équipe, conduisez les entretiens d’évaluation et assurez le développement des compétences de l’équipe, tout apportant un soutien opérationnel lorsque nécessaire.

Vous assurez le suivi du codage, de la facturation et des relations avec les assurances, en coordination avec les médecins responsables. En tant que référente ou référent administratif, vous êtes l’interlocutrice ou l’interlocuteur répondant auprès du service du codage pour toute question relative à la documentation clinique. Vous participez activement aux projets du département ou de l’institution et contribuez à la formation et à l’accompagnement des nouveaux collaborateurs et collaboratrices, ainsi que des personnes en stage ou en apprentissage. En complément, vous prenez en charge les tâches de secrétariat propres à votre service.

Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d'un CFC d'employé ou employée de commerce ; le diplôme de secrétaire médical ou médicale est un atout.

Vous avez suivi une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent).

Vous vous appuyez sur une expérience d'au moins 2 ans dans une fonction de secrétariat, dans le milieu médical de préférence.

Vous avez 3 ans d’expérience dans la gestion d'équipe.

Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et le web). La connaissance de logiciels tels que DPI, DPA, Opale, Winscribe et GRECO constitue un important atout.

Vous avez une excellente maitrise du français tant à l’écrit qu’à l’oral. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. Vous possédez également de très bonnes connaissances de l’anglais (parlé et écrit).

Vous possédez d'excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités vous permettant de faire face à des situations d'urgence nécessitant une bonne maîtrise du stress.

Vous disposez d'une bonne capacité d'analyse et d'un esprit de synthèse. Vous êtes une personne affirmée, flexible et à l'écoute. Vous êtes dynamique et faites preuve d'adaptabilité ainsi que de force de proposition pour insuffler une cohérence aux secrétariats du service.

• Entrée en fonction : à convenir
• Nombre de poste : 2
• Taux d’activité : 80% à 100% 
• Classe de fonction : 14 (13 si pas titulaire de l'ECDL) 
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 30.06.2026
• Demande de renseignement : Mme M. Matteo, coordinatrice des secrétariats du D-MED, tél. 079 553 58 60 

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. 

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.