Assistant technique H/F - Paris

Rattaché(e) hiérarchiquement à la Directrice Technique, l’Assistant Technique H/F assure l’ensemble de ses missions en lien fonctionnel avec les autres collaborateurs H/F du service technique.

En lien avec la Directrice Technique, il s’agira :

• D’assurer le suivi des contrats techniques (suivi des plannings, des maintenances réalisées, des rapports émis) ;
• D’assurer le suivi des réserves émises lors des différentes maintenances ;
• De veiller à la bonne circulation des informations entre les Opérations et les sociétés en contrat ;
• De mettre à jour les divers tableaux de bord de suivi des contrats et des vérifications réglementaires ;
• De suivre et de consolider les résultats des indicateurs sécurité ;
• D’effectuer le suivi administratif et financier des commandes et facturation du service maintenance, des investissements (enregistrement, copie, scan et archivage) ;
• De participer aux réunions techniques, de réaliser des tableaux de bord sur les avancements des opérations et de rédiger des comptes-rendus ;
• De préparer des dossiers (envoi d’appels d’offres, rédaction des marchés de travaux…) ;
• D’assurer des contacts téléphoniques réguliers avec les prestataires techniques ;
• De gérer le courrier (réception, tri, scan des documents, rangement dans les classeurs…) ;
• De préparer et de rédiger les courriers, mails et présentation (relance fournisseurs, non-respect contrat, application pénalités…) ;
• De suivre les fournisseurs (obtention des documents administratifs de l’ensemble des intervenants sur les chantiers et classement) ;
• De suivre les devis ;
• De préparer et d’envoyer les commandes de maintenance, de travaux et d’investissements ;
• De suivre les observations des comptes-rendus de visite (visite propriétaire, visite sécurité incendie, visite Responsable Maintenance) ;
• Scan et archivage des dossiers.

Missions complémentaires

• Gérer l’agenda, les déplacements et les réunions de travail du Service Technique.
• Services Généraux (suivi des badges, demande maintenance Siège,…)

Ce descriptif, non exhaustif, a par nature un caractère évolutif compte tenu des impératifs liés à l’organisation du service.

Issu(e) d’une formation Bac à Bac+2, vous justifiez d'une expérience réussie de 2 ans minimum dans l’assistanat. Une connaissance du secteur BTP et / ou dans un service technique est un plus apprécié.

Vous faites preuve d’une grande autonomie dans votre travail (poste sédentaire au Siège Social auprès d’une équipe en déplacements très fréquents) et vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre réactivité et votre implication.

Dans le respect et l’application des procédures mises en place dans le service, vous êtes doté(e) de bonnes capacités d'analyse, d’un sens poussé de l’organisation et vous maîtrisez impérativement les outils informatiques (Word, Excel (fonctions avancées TCD, RechercheV) et Outlook).

Nous rejoindre, c’est aussi intégrer la famille Orfea qui prône 4 grandes valeurs : l’implication, la fierté d’appartenance, le sens de l’hospitalité et l’esprit d’équipe. Il est donc essentiel que chacun puisse progresser et s’épanouir au sein d’Orfea et en être l’ambassadeur.

La société fonde ses recrutements sur les seules compétences, expériences professionnelles, formations et qualifications des candidats H/F.

Profitez de nombreux avantages sociaux :

• Package annuel sur 13 mois (au bout d’un an d’ancienneté) : 35,5 k€
• Prime de participation
• Tickets Restaurant
• Mutuelle-prévoyance avantageuse
• Carte All Heartist Accor (réductions dans les hôtels et restaurant du groupe Accor, ainsi que dans plusieurs entreprises partenaires…) sous condition d’ancienneté

Le poste est à pourvoir dès que possible, en CDI, statut Agent de Maitrise, 39h/semaine, du lundi au vendredi.