Legal Secretary

募集職種

リーガル・セクレタリー（秘書サービスチーム）

 

職務概要

秘書サービスチームの一員として、弁護士をサポートし、高品質なサービス提供を行っていただきます。

業務の受付・優先順位付け・遂行を適切に管理し、チーム内外と連携しながら、迅速かつ効果的に秘書サポートの提供や課題解決に取り組んでいただくポジションです。

秘書チーム内のみならず、オフィス全体の円滑な業務運営とチームワークの醸成にも貢献していただきます。

 

主な業務内容

1. 文書作成・事務サポート

Microsoft Office（Word / Excel / PowerPoint 等）。主にWordを使用した各種文書の作成、法律文書のアメンド等。

文書管理システムへの適切なファイリング

契約書類の準備、校正、コピー、スキャン、PDF処理

 

2. 秘書業務・専門的サポート

クライアント対応を支える管理業務全般

機密情報の管理

会議・イベント・オフサイトミーティングの準備および手配

翻訳手配、スケジュール管理、メール対応補助

経費精算・請求書処理

国内外出張の手配・調整

 

3. 社内システム・情報管理

社内サイト・Wikiページの構築および管理調整

弁護士のCV（経歴書）の更新・管理（Web掲載含む）

社内システム（Client Book、Matter Explorer 等）の更新

各種社内資料の修正・管理

 

4. マター（案件）管理・請求サポート

案件オープンおよび管理に関する事務全般

チェックリスト・案件関連文書の作成

見積の実績管理（成功・不成功の報告）

クライアント向けフィー報告のサポート

クライアント要件に応じた請求用ナラティブ・レポート作成

 

5. その他

秘書サービスマネージャー、チームリーダー、パートナーから依頼されるプロジェクト・各種業務への対応

 

応募要件

チームワーク

主体性・柔軟性・前向きな姿勢を持ち、チームの成功に積極的に貢献できる方

 

コミュニケーション力

社内外の関係者と円滑にコミュニケーションが取れる方

親しみやすく、状況に応じた柔軟な対応ができる方

 

業務遂行力

プレッシャーのある環境やタイトな締切の中でも、正確性・機密性を保って業務を遂行できる方

 

IT・技術スキル

ITプラットフォームを活用し、問題点を適切に把握・ITチームと連携できる方

定型・非定型レポートの作成経験

業務改善や将来のシステム向上に前向きに関われる方

 

必須条件

・ビジネスレベルの英語の読み書き（目安TOEIC800点）、英語での日常会話が問題ない方

・Wordスキル（ヘッダーフッター目次の挿入、ナンバリング等のフォーマッティングスキル等）

 

歓迎条件

法律事務所での秘書経験

銀行や証券などの金融機関での事務または秘書経験

コンサルティングファームなどのプライベートプラクティスでの事務または秘書経験

 

このポジションの魅力

チームワークを重視した、相談しやすい職場環境

法律実務を支える専門性の高い秘書業務

国際的な業務・多様なクライアント対応に携わる機会

You will be responsible to engage to business as a member of the Secretarial Services Team, take part in creating a service culture within the team and ensuring that the intake, prioritisation and delivery of work meets the needs and expectations of the fee-earners and the Secretarial Services Manager and the team Leader of your group. You will use your knowledge of the service and your internal relationships to resolve issues quickly and effectively. You are expected to contribute to collaboration and team working not only within the secretarial group but also within the office.

To join our future-focused, always approachable team, you will need:

Teamwork

• The ability and determination to go further to help your team achieve success, by demonstrating a proactive, flexible, enthusiastic, can-do approach to your work.

Communication Skills

• Strong communication skills are a must. You should be approachable and flexible with an ability to communicate with internal and external clients.

Organisation Skills

• Given the nature of our work, the ability to maintain high levels of accuracy and confidentiality whilst working under pressure and meeting tight deadlines is a prerequisite.

Technical Expertise

• You will be an expert user of the IT platform to identify and escalate platform issues to the IT team.
• You will be responsible for running regular as well as generating bespoke reports.  It will be essential for you to develop effective working relationships with the IT team to deliver complex reports when needed.
• You will work with your colleagues to help shape future platform enhancements.

Role as a Secretary - Legal Secretary

Document Production

Confidently using the full Microsoft Suite to produce documents, pitches, presentations and spreadsheets, adding graphics and animations where required and ensuring all documents are filed using the firm’s document management system. Along with general administrative tasks such as preparing documents for execution, proofreading, photocopying, scanning, filing and processing PDFs.  You will also be experienced in typing from both verbal and digital dictation.

Expert Support

You will be working for a varied client group and the administrative tasks you undertake will ensure they deliver the best-in-class support our clients expect. You will manage confidential data, make bookings and prepare materials for events and away days, arrange for translations, provide assistance with diary and email management and administer expenses and invoices. You will also help co-ordinate international and domestic travel arrangements.

Internal Systems and Materials

You will take a co-ordination role in setting up internal sites and Wiki pages as well as maintaining lawyer CVs on Linklaters.com. You will be responsible for ensuring these are kept up to date and are user friendly. You will work with and actively update our internal systems such as Client Book and Matter Explorer and assist with amending K&L materials.

Matter Management

Taking full responsibility for the administration of matter management, to include opening matters and completing the checklist, preparing the matter correspondence, reporting on successful and unsuccessful quotes and keeping clients up to date within regular fee reporting.

You will support the billing process, undertaking specific tasks as part of this process e.g. producing detailed narratives/reports according to the clients' needs.

Other

Any other tasks that are requested by the Secretarial Services Manager, Team Leader(s) or Secretarial Partner in relation to projects or initiatives within the office. 

Technical Skills:

Business English, Microsoft Word

This list of duties and responsibilities above is not exhaustive.  It is intended to describe the general content of, and requirements for, the performance of this job. As such, the role may also include the undertaking of additional tasks as required.