Gestionnaire des services de conférence (Assignation de 12 mois) / Conference Services Manager (12 months assignment)

Le/La Gestionnaire des services de conférence est responsable de la gestion complète des événements confirmés, en assurant la coordination entre les clients et les départements de l’hôtel pour garantir leur succès. Il/elle agit comme principal point de contact pour la planification, tout en respectant les standards Four Seasons et en maximisant les revenus. 

Ce poste est un mandat temporaire d’une durée de 12 mois.  

Ce que vous ferez : 

• Gérer la relation client de la réservation jusqu’à l’exécution des événements, en assurant une communication fluide. 

• Organiser des visites sur site et appels de vente pour promouvoir les espaces événementiels de l’hôtel. 

• Élaborer des stratégies de prospection avec l’équipe marketing et banquets pour accroître la clientèle locale. 

• Coordonner les besoins logistiques avec tous les départements (transport, audiovisuel, restauration, etc.). 

• Créer et distribuer les commandes de banquet et informations aux équipes concernées. 

• Superviser les réunions de planification, revues hebdomadaires et l’exécution des événements. 

• Accueillir les clients lors de leurs événements et assurer un service irréprochable. 

• Suivre les paiements, s’assurer du respect des engagements contractuels, et produire les estimés. 

• Accomplir toute tâche supplémentaire requise par la direction. 

• Déployer un processus rigoureux de rétroaction client, analyser les commentaires et coordonner les actions d’amélioration continue avec les départements concernés. 

• Prendre des décisions rapides et éclairées en situation d’imprévu, résoudre les enjeux opérationnels. 

• Encadrer, guider et soutenir les membres juniors de l’équipe au besoin, contribuant au développement des compétences et au maintien d’un environnement de travail collaboratif et orienté résultats. 

• Participer aux stratégies de prospection ciblées, en supportant l’équipe des ventes, pour développer les marchés locaux. 

Ce que vous apportez : 

• Excellentes compétences en communication en français, écrit et oral 

• Un niveau avancé d’anglais est requis pour négocier avec une clientèle internationale, produire des soumissions, des contrats et des présentations en anglais, ainsi que pour entretenir des relations d’affaires avec des partenaires internationaux  

• Bonne gestion du stress et capacité à évoluer dans un environnement rapide et exigeant. 

• Expérience approfondie en gestion d’événements et banquets hôteliers (3 à 5 ans). 

• Sens du service exceptionnel envers la clientèle interne, externe et les fournisseurs. 

• Professionnalisme, intégrité et présentation soignée, y compris lors d’événements extérieurs. 

• Esprit d’équipe, attitude positive et approche proactive. 

• Forte capacité d’organisation, souci du détail et polyvalence. 

• Créativité, autonomie et sens de l’initiative. 

• Disponibilité pour un horaire variable, incluant soirs et fins de semaine. 

• Maîtrise des outils informatiques (MS Office, Adobe, Opera, Golden Sales & Catering). 

Ce que nous offrons : 

• Couverture maladie complémentaire (dentaire, vision, assurance vie, médicaments, etc.) 

• Rabais au restaurant MARCUS et au spa 

• Journées de reconnaissance (employé du mois, anniversaires, années de service, etc.) 

• Repas offerts sur place (Café 1440) 

• Régime de retraite avec contribution de l’employeur 

• Congés payés incluant 2 jours fériés flottants par an 

• Programme de formation et de développement 

• Programme de voyage pour employés incluant des nuitées gratuites dans d'autres établissements Four Seasons (selon ancienneté et disponibilité) 

• Et plus encore ! 

La liste des tâches cidessus n’est pas exhaustive et peut évoluer selon les besoins de l’hôtel et les situations opérationnelles.

Notre organisation est un employeur engagé en matière d’équité et de diversité. Le masculin est utilisé uniquement pour alléger le texte. 

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Conference Services Manager - 12-month contract

Four Seasons Hotel Montreal is seeking an individual who shares our passion for excellence and is committed to creating memorable experiences for both our employees and our guests. We are looking for someone with a strong work ethic, high integrity, attention to detail, cultural awareness, and a guest-centric mindset. 

About Four Seasons Hôtel Montreal: 

Located in the heart of Montreal’s Golden Square Mile, Four Seasons Hotel Montreal offers more than just a stay — we deliver a luxurious lifestyle experience. From world-class dining at Marcus Restaurant to relaxation at our Forbes Five-Star Guerlain Spa, and exclusive access to Holt Renfrew Ogilvy, we are a vibrant hub of elegance, hospitality, and culture. 

About the role: 

The Conference Services Manager is responsible for the end-to-end management of confirmed events, ensuring seamless coordination between clients and hotel departments to guarantee their success. They serve as the main point of contact throughout the planning process, upholding Four Seasons standards while maximizing revenue. 

This position is a temporary 12-month mandate. 

What you will do: 

• Manage the client relationship from booking to event execution, ensuring clear and consistent communication. 

• Organize site visits and sales calls to promote the hotel’s event spaces. 

• Develop prospecting strategies with the Marketing and Banquet teams to grow the local client base. 

• Coordinate logistical needs with all departments (transportation, audiovisual, catering, etc.). 

• Create and distribute banquet event orders and relevant information to all involved teams. 

• Oversee planning meetings, weekly event reviews, and on-site execution. 

• Collect post-event feedback and conduct client satisfaction follow-ups. 

• Perform any additional tasks requested by management. 

• Welcome clients during their events and ensure impeccable service. 

• Monitor payments, ensure compliance with contractual commitments, and prepare estimates. 

• Implement a rigorous client feedback process, analyze comments, and coordinate continuous improvement actions with the relevant departments. 

• Make quick and informed decisions when unexpected situations arise and resolve operational issues. 

• Guide, mentor, and support junior team members as needed, contributing to skill development and maintaining a collaborative, results‑oriented work environment. 

• Participate in targeted prospecting strategies, supporting the sales team in developing local markets. 

What you bring: 

• Excellent communication skills in french, both written and oral. 

• An advanced level of English is required to negotiate with international clients, prepare proposals, contracts, and presentations in English, as well as maintain business relationships with international partners.  

• Strong stress management and ability to thrive in a fast-paced, demanding environment. 

• In-depth experience in hotel event and banquet management (3 to 5 years). 

• Outstanding service orientation toward internal clients, external guests, and vendors. 

• Professionalism, integrity, and polished appearance, including during off-site events. 

• Strong team spirit, positive attitude, and proactive mindset. 

• Highly organized with strong attention to detail and versatility. 

• Creativity, autonomy, and a strong sense of initiative. 

• Flexible availability, including evenings and weekends. 

• Proficiency in computer tools (MS Office, Adobe, Opera, Golden Sales & Catering). 

What we offer: 

• Comprehensive health benefits (dental, vision, life insurance, prescriptions, etc.). 

• Discounts at MARCUS Restaurant and the Guerlain Spa. 

• Employee recognition programs (Employee of the Month, anniversary celebrations, etc.). 

• Complimentary meals per shift at Café 1440. 

• Employer-contributed retirement plan. 

• Paid vacation plus two additional floating holidays per year. 

• Strong training and development programs. 

• Employee travel program, including complimentary stays at Four Seasons properties worldwide (based on tenure and availability). 

• And more! 

The list of responsibilities above is not exhaustive and may evolve based on hotel needs and operational demands. 

Four Seasons is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. The masculine form is used only for ease of reading.