Gestionnaire de soutien aux activités de scolarité - CDD de 2.5 mois

Présentation de Télécom SudParis : Télécom SudParis est une grande école publique d'ingénieurs reconnue au meilleur niveau des sciences et technologies du numérique. La qualité de ses formations est basée sur l’excellence scientifique de son corps professoral et une pédagogie mettant l’accent sur les projets d’équipes, l’innovation de rupture et l’entreprenariat. Télécom SudParis compte 1 000 étudiantes et étudiants dont 700 élèves ingénieurs et environ de 150 doctorantes et doctorants. Télécom SudParis fait partie de l’Institut Mines-Télécom, premier groupe d’école d’ingénieurs en France, et partage son campus avec Institut Mines-Télécom Business School. Télécom SudParis est co- fondatrice de l'Institut Polytechnique de Paris (IP Paris), Institut de Sciences et Technologies à vocation mondiale avec l’École polytechnique, l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris, l'ENPC et Télécom Paris. Vidéo présentation de Télécom SudParis À propos de l'Institut Mines-Télécom : L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale. Vidéo de présentation de l'Institut Mines-Télécom Missions Participer au suivi des données pédagogiques et des inscriptions pédagogiques Participer à l’organisation pédagogique et à la préparation de la rentrée Participer à la préparation et au suivi des jurys et campagnes administratives Participer au soutien administratif du Service des stages Participer à l’accueil et à l’accompagnement administratif des étudiants Participer au fonctionnement administratif des services Activités spécifiques FISE / MSc Activités 1/ Participer au suivi des données pédagogiques et des inscriptions pédagogiques Participer à la saisie et à la mise à jour des données pédagogiques dans les systèmes d’information Participer à la mise à jour des groupes, parcours, choix d’enseignements et listes pédagogiques Participer au traitement des demandes de modification de parcours ou de groupes Vérifier la cohérence des informations pédagogiques saisies dans les outils de scolarité Signaler les incohérences ou données manquantes aux responsables de scolarité Participer à la préparation des listes pédagogiques et des tableaux de suivi 2/ Participer à l’organisation pédagogique et à la préparation de la rentrée Participer à l’intégration et à la mise à jour des emplois du temps dans les outils informatiques Vérifier la cohérence des programmations pédagogiques transmises par les responsables pédagogiques Participer au suivi des réservations de salles, laboratoires et amphithéâtres Participer à la préparation des journées de rentrée Participer à la préparation et à la diffusion des documents d’information pour les étudiants Participer à l’accueil des étudiants lors des journées de rentrée 3/ Participer à la préparation et au suivi des jurys et campagnes administratives Participer à la préparation des documents nécessaires aux jurys des études et jurys d’admission Vérifier la mise en forme et la complétude des documents administratifs Participer à l’édition et à l’envoi des attestations, relevés et certificats Participer au suivi des décisions de jurys Participer à la préparation des tableaux de suivi et des documents nécessaires aux jurys 4/ Participer au soutien administratif du Service des stages Participer au suivi administratif des fins de stages des étudiants Participer à la récupération des attestations de stage et des évaluations de compétences Participer au suivi des retours de documents de stages et effectuer les relances nécessaires Participer à la mise à jour des tableaux de suivi des stages et des soutenances Participer à la programmation des dates de soutenance en lien avec le service des stages Participer à la préparation et à la diffusion des convocations et informations liées aux soutenances Participer à la récupération et au suivi des notes de stages et de soutenances Participer au classement et à l’archivage des documents liés aux stages 5/ Participer à l’accueil et à l’accompagnement administratif des étudiants Répondre aux demandes simples d’informations administratives des étudiants Orienter les étudiants vers les interlocuteurs concernés selon les situations Participer à la diffusion des informations auprès des étudiants 6/ Participer au fonctionnement administratif des services Participer au classement, au tri et à l’archivage des documents administratifs Participer à la numérisation et au rangement des documents Mettre à jour les tableaux de suivi d’activité Respecter la confidentialité des données étudiantes et administratives Collaborer ponctuellement avec les autres services de la Direction de l’Enseignement selon les besoins d’activité 7/ Activités spécifiques FISE / MSc Participer au suivi administratif des notes et évaluations pour le Jury des études Participer à la diffusion des décisions du Jury des études Participer à la mise à jour des listes pédagogiques Participer au suivi de l'accueil des étudiants internationaux