Administratief medewerker basisschool

Als administratief medewerker ondersteun je de dagelijkse werking van onze basisschool door een breed en gevarieerd pakket aan administratieve taken op te nemen. Je zorgt mee voor een vlotte organisatie van de schooladministratie en bent een belangrijke schakel tussen leerlingen, ouders, personeel en externe partners.

Je werkt deeltijds (3/5) en stemt je werkzaamheden af met een collega-administratief medewerker. Samen zorgen jullie voor een efficiënte taakverdeling en een correcte opvolging van de administratieve processen.

Takenpakket

Onthaal en communicatie

• Verzorgen van de telefoondienst en fungeren als eerste aanspreekpunt voor ouders, bezoekers en externe contacten.
• Beantwoorden van algemene vragen of doorverwijzen naar de juiste contactpersoon.
• Ontvangen en verder helpen van bezoekers op een vriendelijke en professionele manier.
• Verwerken en opvolgen van inkomende communicatie.

Leerlingenadministratie

• Inschrijven van nieuwe leerlingen en verwerken van de bijhorende administratieve gegevens.
• Opvolgen van de leerlingverzekering en administratieve afhandeling van schade- of ongevallendossiers.
• Ondersteunen bij administratieve verplichtingen in het kader van leerlingenbeheer.

Financiële administratie

• Opmaken van bestelbonnen.
• Digitaal verwerken en opvolgen van facturen.
• Opmaken en opvolgen van leerlingfacturatie.
• Controleren en klasseren van administratieve documenten.

Aankoop- en materiaalbeheer

• Bestellen van materialen en benodigdheden bij diverse leveranciers.
• Opvolgen van leveringen en bestellingen.
• Bijhouden van de nodige administratieve gegevens rond aankopen.

Plaats binnen de organisatie

Je maakt deel uit van het administratieve team van de school en werkt nauw samen met de directie, het schoolteam en je collega-administratief medewerker. Door een goede onderlinge afstemming zorgen jullie samen voor een kwalitatieve administratieve ondersteuning van de school.

• Je werkt nauwkeurig, efficiënt, gestructureerd en discreet.
• Je bent klantvriendelijk en communiceert vlot met verschillende doelgroepen.
• Je kan zelfstandig werken en neemt verantwoordelijkheid voor toegewezen taken.
• Je bent flexibel en schakelt gemakkelijk tussen verschillende opdrachten.
• Je kan respecteert deadlines en kan prioriteren.
• Je beschikt over goede digitale vaardigheden en werkt vlot met administratieve softwaretoepassingen.
• Je beschikt over een bachelordiploma of diploma hoger secundair onderwijs. Je staat open voor nieuwe inzichten, nascholingen, verbeteringen, ...
• Je bent een teamspeler die constructief samenwerkt en afstemt met collega's.