Persönliche Assistenz des Vorstands (m/w/d)

Van der Valk ist ein familiengeführtes Unternehmen mit Wurzeln in den Niederlanden – und das bereits seit 1929. Heute sind wir international erfolgreich tätig, mit Standorten in Deutschland, den Niederlanden, Belgien, Frankreich, Spanien und in der Karibik.

In Deutschland ist Van der Valk seit 1986 aktiv und betreibt aktuell fünf Hotels, zwei Ferienresorts, zwei Skihallen, einen Golfplatz sowie eine Wasserski-Anlage . Ergänzt wird unser Portfolio durch drei Kliniken, die auf die Behandlung psychosomatischer Erkrankungen spezialisiert sind – ein wichtiger Bestandteil unseres Engagements im Bereich Gesundheit und Wellbeing.

Was uns auszeichnet? Eine offene, herzliche Atmosphäre , in der Teamgeist großgeschrieben wird, und die Möglichkeit, sich beruflich weiterzuentwickeln . Ob in der Hotellerie, im Freizeitbereich oder im Gesundheitswesen – wir geben jeden Tag unser Bestes für unsere Gäste und für unser Team.

Aufgaben

Geschäftliche Unterstützung

Organisations- und Projektunterstützung mit strategischem Fokus:

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Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings

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Interne und externe Abstimmung mit Hotels, Dienstleistern und Fachbereichen

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Durchführung von Recherchen und Bearbeitung besonderer Themen

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Aufbereitung strategischer Entscheidungsgrundlagen (z. B. Analysen, Präsentationen, Recherchen)

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Unterstützung bei Planung, Strukturierung und Umsetzung strategischer Initiativen und Projekte

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Schnittstellenmanagement zwischen Vorstand, Schlüsselpositionen und Projektteams

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Nachverfolgung von Entscheidungen, Projektfortschritten und Verantwortlichkeiten

Administrative Assistenz und Office-Management

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Termin- und Reisekoordination inkl. Erinnerungsmanagement, Fahrdienst- und Hotelbuchungen

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Abstimmung und Pflege des Jahreskalenders in Zusammenarbeit mit dem VDVI-Sekretariat

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Eigenständiges Kommunikationsmanagement: E-Mail-Vorsortierung und -Vorbereitung, Telefonate in Deutsch und Englisch, sowie Postbearbeitung

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Verwaltung verschiedener Konten und Kreditkartenabrechnungen sowie Durchführung von Überweisungen

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Kontrolle, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen

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Protokollführung bei Sitzungen und Terminen

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Sicherer Umgang mit vertraulichen Unterlagen

Persönliche & private Unterstützung

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Koordination und Abwicklung ausgewählter administrativer Aufgaben im persönlichen Umfeld

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Reise- und Urlaubsbuchungen für die Familie

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Unterstützende Tätigkeiten für weitere Familienmitglieder

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Unterstützung bei der Koordination familienbezogener Termine

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Schnittstellenmanagement zwischen beruflichen und privaten Abläufen (z. B. Dienstleister, Infrastruktur)