Freelance Administratief Medewerker

USG Professionals is op zoek naar een Freelance Administratief Medewerker voor een klant in de industriële en high-tech sector.

Voor een internationale en innovatieve organisatie actief in de ontwikkeling van geavanceerde materialen voor optische en elektronische toepassingen, zoeken wij een ervaren administratieve professional die een sleutelrol zal opnemen. In deze opdracht zorg je voor continuïteit, structuur en efficiëntie binnen een technisch en operationeel gedreven omgeving. Je biedt senior administratieve ondersteuning aan verschillende teams en stakeholders en draagt actief bij aan de optimalisatie van processen en tools. De opdracht start met een tijdelijke ondersteuning (50%) en kan evolueren naar een structurele versterking (50%–80%).

Takenpakket

• Beheren en structureren van administratieve documenten met oog voor nauwkeurigheid en toegankelijkheid
• Coördineren van agenda's, vergaderingen, seminars en interne events (inclusief reisplanning, vergaderruimtes en videomeetings)
• Organiseren en ondersteunen van workshops, seminars en departementale activiteiten (logistiek, leveranciers, contracten en betalingen)
• Opvolgen van aankoopprocessen via SAP en Ariba (purchase orders, leveranciersopvolging, factuurcontrole)
• Ondersteunen van travel management (boekingen, visa, onkostennota's en administratieve opvolging)
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders
• Coördineren van bezoekers (klanten, leveranciers, onderwijsinstellingen) inclusief logistiek en veiligheidsregistratie
• Ondersteunen van contractbeheer via tools zoals DocuSign en Contractify (incl. deadline-opvolging)
• Onderhouden en optimaliseren van administratieve processen en tools (o.a. SharePoint en documentatiestructuren)
• Opvolgen van kantoor- en projectmateriaal en stockbeheer
• Ondersteunen van HR-administratie (onboarding, interne communicatie)
• Opvolgen van tijdsregistratie en operationele workforce administratie (SAP, UMP)
• Waarborgen van discretie en correcte omgang met vertrouwelijke informatie

Profiel

• Minstens 7 jaar ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur binnen een industriële of technische omgeving
• Sterke kennis van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Ervaring met SAP en Ariba of gelijkaardige ERP- en procurement tools is een sterke troef
• Sterk organisatorisch vermogen en in staat om meerdere prioriteiten tegelijk te beheren
• Sterke communicatieve vaardigheden en stakeholder management skills
• Zelfstandig, proactief en verantwoordelijkheidszin
• Discreet en betrouwbaar in de omgang met vertrouwelijke informatie
• Bachelor Office Management of gelijkwaardig door ervaring
• Vlotte kennis van Nederlands en goede kennis van Engels