Assistant(e) Administratif - Gestionnaire des Paies

Technical Engineering Support (TES) est une société d’ ingénierie créée il y a + de 30 ans, spécialisée dans la coordination des essais et la mise en service industrielle. TES est une société de prestation qui accompagne également ses clients dans la participation aux études et à la coordination du montage des équipements industriels.

Pour accompagner notre développement, au service support de notre société nous avons un poste à pourvoir en tant qu’ Assitant(e) Administratif, Gestionnaire des Paies. Sous la responsabilité du Président et du Directeur des opérations vos principales responsabilités sont :

SECRETARIAT

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Secrétariat, gestion du standard, du courrier, réservation des salles de réunion, …

RESSOURCES HUMAINES

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Contrôle des diplômes pour s’assurer de leur validité

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Envoi des pack Embauche

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Préparation des éléments nécessaires aux contrats d’embauche dans le respect des procédures et accords

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Etablissement des ordres de mission

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Envoi des pack Accueil

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Organisation de ½ journée d’intégration des collaborateurs

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Tenu à jour des dossiers du personnel

MISSION CONSULTANTS

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Responsable de la logistique consultants dans le cadre des missions (voyages, transports ..)

PAIE

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Centralisation des éléments relatifs à la paye (pointage des heures ou variables de paie) ou tout document lié à la modification de la situation du personnel. Il/Elle les contrôle avant transmission au centre administratif

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Réception des feuilles de pointage et notes de frais (dont indemnités kilométriques)

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Réception et fait validation des demandes d’absence

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Traitement des informations nécessaires à la paye

FORMATION & HABILITATIONS

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Recueil des évaluations des formations et en fait une synthèse

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Planification et organisation des formations

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Envoie des convocations aux formations

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Traitement des informations relatives aux habilitations et certifications du personnel

MEDECINE DU TRAVAIL

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Gestion des relations et des facturations avec la Médecine du Travail

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Planification et organisation des visites médicales

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Envoie des convocations aux visites médicales et tenue du tableau de bord associé

Q3SRE

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Traitement des procédures, instructions et formulaires relatifs à son activité

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Suivi administratif des documents qualité processus Commercial et Missions consultants

FOURNISSEURS

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Gestion des commandes fournisseurs

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Gestion des documents administratifs (KBis, RIB) exigibles par les clients et les Marchés Publics