Administrative Assistant

Привіт, давай знайомитись ближче.

Ми — Quarks https://quarks.tech/, технологічна компанія, що створює нішеві продукти у сфері Social Discovery & Relationship Wellness. Фокусуємось на розробці безпечних та ефективних рішень для знайомств і розвитку стосунків.

А ще Quarks — це

• 250+ кварків у команді
• Топ роботодавець у 2024 за версією DOU
• Рівень eNPS 80,4%
• Офіс у Києві, хаби у Львові та Варшаві

Наш флагманський продукт Kismia — застосунок для знайомств із понад 80 мільйонами користувачів у 20+ локаціях світу. Також ми працюємо над сервісами для маркетингу, аналітики та модерації.

Наразі ми знаходимось в пошуку Administrative Assistant у команду Back Office, яка створює комфортне середовище для кварків, підтримує ефективну взаємодію між командами та розвиває внутрішню культуру.

Ми також відкриті до найму ветеранів — створюємо умови, у яких можна не просто бути частиною команди, а й зростати.

Твоя зона впливу

Ти безпосередньо впливатимеш на

• Функціонування офісу та комфортне робоче середовище для всієї команди
• Операційні офісні витрати в межах бюджету
• Координацію підрядників і зовнішніх виконавців
• Своєчасність закриття операційних задач
• Офісні бенефіти та внутрішні ініціативи
• Адміністративну підтримку Administrative Team Lead і C-Level
• Репутацію адмін-функції в компанії

Результати, яких ми очікуємо протягом 6-12 місяців

• Повністю взяти на себе функціонування офісу — процеси працюють без участі Team Lead
• Налагодити взаємодію з командою й підрядниками; за потреби додати власних перевірених постачальників
• Вести операційні задачі end-to-end самостійно, без мікроменеджменту
• Забезпечити C-Level надійну адмін-підтримку
• Проактивно пропонувати й впроваджувати покращення існуючих процесів

Твої майбутні задачі

• Забезпечувати життєдіяльність офісу: замовляти їжу та снеки, контролювати наявність усього необхідного, чистоту й порядок
• Вести офісні витрати: контролювати закупки, оновлювати таблиці обліку, писати звіти
• Працювати з кур'єрськими службами
• Проводити оплати та розрахунки через внутрішні системи
• Підбирати та координувати підрядників і постачальників, шукати кращі рішення щодо офісних бенефітів
• Вирішувати ситуативні організаційні питання «під ключ»
• Самостійно вести операційні та проектні задачі
• Організовувати привітання партнерів зі святами від А до Я
• Допомагати івент-менеджеру за запитом
• Надавати адміністративну підтримку C-Level за запитом
• Виконувати доручення керівника, допомагати в командних процесах

Що для нас важливо в цій ролі

Мінімальний досвід: від 6 місяців у суміжній сфері (адміністрування, операційна робота, офіс-менеджмент)

• Впевнене володіння Google Workspace (Docs, Sheets, Slides)
• Навички ведення й оновлення звітів, роботи з таблицями даних
• Досвід проведення оплат через внутрішні системи
• Досвід роботи з підрядниками та сторонніми постачальниками
• Базова фінансова грамотність, уважність у розрахунках
• Тайм-менеджмент і навички координації сервісів
• Англійська B1 (розуміння матеріалів та інструкцій)

Буде плюсом

• Досвід роботи у Slack (комунікація, пошук, інтеграції)
• Розуміння принципів роботи з Atlassian (Jira, Confluence)
• Досвід організації подій та внутрішніх активностей
• Базові навички роботи у Canva або Figma (прості задачі)
• Досвід роботи з мерчем

Що на тебе чекає в Quarks

• Безперебійний офіс. У нашому просторі є все, що потрібно для роботи та відпочинку: обладнані робочі місця, корпоративні сніданки й обіди, душ, кімната для сну, PlayStation, доріжка для ходьби й не тільки. Локація київського офісу — менш ніж хвилина пішки від метро Тараса Шевченка. Побачити офіс очима Василя Байдака можна за посиланням https://tr.ee/SpvbpY
• Конкурентна заробітна плата. Така, що дозволить зосередитися на розвитку продукту й додасть мотивації. Регулярний перегляд ставки на перформанс рев’ю за результатами роботи
• Lifelong Learning та карʼєрне зростання. Заохочуємо й підтримуємо розвиток через внутрішні тренінги, професійні ком’юніті для обміну досвідом, участь у ключових IT-івентах та компенсацію зовнішніх курсів
• Day off та відпустки для відновлення. На твоєму балансі — 20 днів відпустки, безлімітні лікарняні, зимові канікули та 6 святкових вихідних, які можна використати протягом року
• Турбота про здоровʼя. Медичне страхування, компенсація психолога та відвідування спортзалу — усе для підтримки твого ресурсу
• Спільноти за хобі. Біг, сквош, книжки, підтримка ментального здоров’я — об’єднуємось не лише навколо спільних цілей, а й спільних інтересів
• Quarks Care. Допомагаємо колегам та їхнім родичам, які мобілізувались, демобілізувались або постраждали через війну. Для ветеранів створили розширений пакет бенефітів — з фокусом на підтримку, адаптацію та зростання в команді

Шлях до оферу

Application ➡️ Recruitment Interview ➡️ Professional Interview ➡️ Test Task ➡️ Final Interview with C-Level ➡️ Reference Check ➡️ Job Offer

Наша робота надихає, адже ми щодня об’єднуємо мільйони людей по всій планеті. Занурся в атмосферу Quarks та познайомся з майбутніми колегами в Instagram https://tr.ee/HiPQbH, LinkedIn https://tr.ee/vnIRB6 і TikTok https://tr.ee/EU83FC.