Executive Assistant & Office Support

Per la nostra sede di Milano, siamo alla ricerca di un/a Executive Assistant & Office Support per sostituzione maternità.

La risorsa fornirà supporto organizzativo, amministrativo e operativo di alto livello all’AD e al Division Director LSE, contribuendo al contempo alla gestione efficiente dei servizi generali e delle attività di office management.

Principali responsabilità

ATTIVITA’ DI EXECUTIVE ASSISTANT

• Gestire il filtro e lo smistamento delle chiamate in entrata, organizzando la disponibilità dei referenti tramite strumenti digitali di calendario condiviso (es. Outlook, Teams).
• Organizzare in autonomia le trasferte aziendali, includendo prenotazioni di voli, treni, hotel e auto a noleggio, con invio dei biglietti digitali e preparazione di travel kit personalizzati (itinerari, contatti utili, mappe, documenti).
• Curare la pianificazione e l’aggiornamento continuo del calendario elettronico, garantendo precisione e tempestività.
• Gestire l’iscrizione e la partecipazione a eventi aziendali, fiere, webinar e incontri commerciali, anche tramite piattaforme online.
• Produrre documentazione in formato digitale e cartaceo, inclusa la rilegatura di brochure, la redazione di testi, lettere di trasmissione e la formattazione di documenti.

SERVIZI GENERALI/OFFICE MANAGEMENT

• Gestione del centralino, smistando le chiamate in entrata.
• Supervisione e dello smistamento di posta e pacchi aziendali, garantendo un flusso ordinato e puntuale.
• Accoglienza professionale di clienti, ospiti e staff internazionale, assicurando un’esperienza positiva e coerente con l’immagine aziendale.
• Prenotazione e dell’allestimento delle sale riunioni, verificando la disponibilità di materiali e il comfort degli ambienti (notebook, penne, acqua, snack).
• Gestione approvvigionamenti (cancelleria, DPI, rifornimenti per la caffetteria, ecc.), della valutazione dei fornitori, del monitoraggio delle scorte e dell’organizzazione degli spazi di stoccaggio.
• Gestione delle spedizioni tramite pony express e corrieri, occupandosi della prenotazione e del monitoraggio delle consegne.
• Fornire supporto allo staff nell’organizzazione di seminar lunch ed eventi interni, inclusa la gestione del catering.
• Curare le convenzioni travel con hotel, compagnie aeree e altri fornitori, mantenendole aggiornate e funzionali.
• Supportare l’organizzazione dei viaggi e delle prenotazioni per nuovi ingressi e stagisti, facilitando il processo di onboarding.
• Supervisionare la manutenzione degli spazi aziendali e il servizio di pulizie, garantendo ordine, decoro e funzionalità degli ambienti.
• Collaborare all’organizzazione di eventi aziendali, sia interni che esterni, gestendo gli aspetti logistici e operativi.
• Gestione assegnazione di badge aziendali e armadietti personali (locker), assicurando un accesso controllato e sicuro.