Management Assistant

De maatschappij is een gespecialiseerd advocatenkantoor

Jobomschrijving

Als management assistant heb je een gevarieerd takenpakket met boeiende verantwoordelijkheden.

Je bent de administratieve rechterhand van een team van advocaten en mede dankzij jou draait de administratie van het kantoor op wieltjes. Je bent tewerkgesteld in ons kantoor te Brussel. Je taken zijn onder andere:

• Agendabeheer en opvolging deadlines;
• Beheer van interne en externe mails en briefuitwisseling;
• Eerste telefonisch contact met cliënten (soms ook in Frans of Engels);
• Opstellen of herlezen van documenten in Word/Powerpoint en verzorgen van lay-out;
• Presentaties voor cliënten, webinars, seminaries, …voorbereiden;
• Vergaderingen organiseren en voorbereiden;
• Cliëntendossiers up-to-date houden en dit zowel voor de papieren dossiers als de digitale dossiers;
• Tijdsprestaties ingeven in een specifiek softwareprogramma, opvolgen van de facturatie en aanmaken van onkostennota’s;
• Beheer van cliëntendossiers: aanmaak, opvolging en afsluiting;
• Cliëntengegevens aanvullen in de cliënten database;
• Standaard e-mails opmaken in het kader van gerechtelijke procedures;
• Deadlines ingeven in de procedurekalender en digitaal neerleggen van conclusies. Beide gebeuren via aan te leren software tools;
• Je bent een kei in organisatie en je bent in staat om verschillende taken tegelijk te beheren.
• Je bent enthousiast, communicatief en je haalt voldoening uit het bieden van administratieve support.
• Je bent discreet, professioneel en je kan goed omgaan met wisselende prioriteiten.
• Je hebt een goede kennis van het Nederlands, Frans en Engels en je beschikt over een uitstekende kennis van de MS Office toepassingen.
• Je hebt een Bachelor of Master diploma.