Mitarbeiter:in in der Verwaltung / Office Management (m/w/d) (Bürokaufmann/-frau)

Weitere Berufsbezeichnung: Verwaltungsmitarbeiter/in (m/w/d); Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d); Mitarbeiter/in Teilnehmerverwaltung (m/w/d)

Stellenbeschreibung: Werde Teil von Pontem Pro.

Pontem Pro ist ein vielfach ausgezeichnetes soziales Start-up an der htw saar und Gewinner unter anderem des EXIST-Gründerstipendiums sowie der Auszeichnung Kultur- und Kreativpilot*innen Deutschland 2024/2025. Unser Gründerteam besteht aus ehemaligen Geflüchteten, die aus eigener Erfahrung wissen, wie herausfordernd der Einstieg in den deutschen Arbeitsmarkt ist. Deshalb entwickeln wir genau die digitalen Lernlösungen, die wir selbst gebraucht hätten.

Unsere Mission

Wir machen Potenziale sichtbar und Wege möglich. Wir unterstützen Migrant:innen mit hybriden Bildungsangeboten in den Bereichen Coaching, Sprachtraining und Weiterbildung (z. B. für Pflege und Rettungsdienst). Dabei setzen wir auf Empathie, mehrsprachige Didaktik und Community-basiertes Lernen. Wir glauben an „Bildung von Migranten für Migranten“ – und machen daraus ein realistisches und innovatives Bildungssystem.

Wen wir suchen

Für unser Büro in Saarbrücken suchen wir eine strukturierte und kommunikationsstarke Persönlichkeit, die unsere Verwaltung auf ein neues Qualitätslevel hebt und einen reibungslosen Ablauf mit unseren Teilnehmenden und behördlichen Partnern sicherstellt.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche, fehlerfreie und qualitätsgesicherte Bearbeitung aller administrativen Vorgänge (Teilnehmerverwaltung, Verträge, Zertifikate)
• Sicherstellung einer reibungslosen, professionellen Kommunikation und Dokumentenabwicklung mit Kostenträgern (Jobcenter, Agentur für Arbeit) und Behörden
• Beratung und Betreuung unserer Teilnehmenden (persönlich, telefonisch und per E-Mail)
• Optimierung interner Verwaltungsabläufe zur Steigerung der Arbeitsqualität und Effizienz
• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams im operativen Tagesgeschäft

Ihr Profil

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation mit fundierter Berufserfahrung in der Verwaltung / Sachbearbeitung
• Du arbeitest sehr sorgfältig, genau und strukturiert und hast einen hohen Qualitätsanspruch an deine eigene Arbeit
• Du hast idealerweise Erfahrung in der Zusammenarbeit mit der Agentur für Arbeit oder Jobcentern (z. B. im Bereich AZAV / Bildungsmaßnahmen)
• Du hast sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für eine sichere Behördenkommunikation
• Wichtig: Du sprichst fließend Arabisch und/oder Ukrainisch zur Beratung unserer Teilnehmenden
• Du bist kommunikationsstark, teamfähig und bringst ein hohes Maß an Empathie mit

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition, in der du Prozesse aktiv mitgestalten und verbessern kannst
• Attraktive Bezahlung je nach Qualifikation und Umfang
• Flexible Arbeitsmöglichkeiten: Home-Office (Hybrid-Modell) und Präsenz in Saarbrücken
• Teil eines vielfach ausgezeichneten Teams mit gesellschaftlicher Wirkung
• Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungswege und eine offene Teamkultur
• Ein Umfeld mit Vision: Gemeinsam gestalten wir das Bildungssystem von morgen

Homeoffice: Umfang: Nach Vereinbarung