Workplace Lead Chile

Suma + es el grupo Saas líder en la región, buscando transformar la administración de pymes en Latam. Entregamos soluciones tecnológicas con aplicaciones de contabilidad, nomina y factura electrónica, permitiéndoles a las pymes tomar mejores decisiones basadas en información financiera confiable y en tiempo real. Nuestros servicios hoy operan en Nubox Chile, Colppy Argentina y Bind México.

Como Workplace Lead Chile, tu objetivo principal será liderar la operación física, administrativa y de servicios de la oficina de Nubox en Chile, la cual cuenta con una capacidad de 218 colaboradores y está ubicada en Las Condes.

Reportando directamente a la posición de HRBP Chile, serás la persona responsable de garantizar un estándar de "Oficina de Alto Desempeño", brindando excelencia operativa y una experiencia impecable en el día a día. Este desafío incluye liderar el espacio de trabajo (workplace), eventos presenciales, proveedores, suministros, gestión de gastos y entregar asistencia ejecutiva directa al CEO y C-Level. Todo esto, apoyado de forma innovadora con Inteligencia Artificial (IA) integrada en la planificación, abastecimiento y reporting.

¿Cuáles serán tus principales responsabilidades?

Gestión del Workplace y Operaciones

Liderar la operación diaria de la oficina Nubox, asegurando el cumplimiento del Checklist AM, Rondas y PM en áreas abiertas, salas, kitchenette, baños y recepción.

Gestionar, desarrollar y coordinar turnos y prioridades del equipo de Experience Partners on-site.

Operar el portafolio de mejoras de infraestructura y mantención, controlando el roadmap, ejecución y reporting de avance.

Gestionar el contrato de arriendo y la comunicación con la administración del edificio respecto a pagos, accesos y mantenciones.

Administrar funciones operativas de la oficina como tarjetas de acceso, estacionamientos, encomiendas, correspondencia y control de visitas mediante la herramienta Click Visitas.

Liderar la prevención de riesgos físicos, implementando protocolos HSE, simulacros, señalética y reporte de incidentes.

Proveedores y Finanzas

Liderar la relación y gestión con todos los proveedores de servicios: aseo, mantención, electricidad, gasfitería, IT, branding, snacks, café y catering.

Asegurar el abastecimiento continuo de insumos y materiales, optimizando los costos y manteniendo la calidad.

Gestionar el presupuesto general de Workplace y eventos, realizando forecasting mensual y optimización frente al benchmark del mercado.

Operar la tarjeta corporativa de Workplace bajo el modelo regional de compras, cumpliendo con el SLA de 48 horas para rendiciones.

Eventos, Viajes y Soporte Ejecutivo

Liderar la planificación logística y ejecución de eventos presenciales en la oficina, tales como All Hands, kickoffs, capacitaciones y celebraciones.

Gestionar los gastos de viaje (travel expenses) para colaboradores, incluyendo vuelos, hoteles, traslados y viáticos con total trazabilidad.

Brindar asistencia ejecutiva al CEO y C-Level de Chile, manejando agenda, viajes y dando soporte logístico para reuniones clave y de directorio.

Coordinar requerimientos especiales del CEO y C-Level, incluyendo atención a inversionistas, regalos corporativos y eventos privados.

Responsabilidades potenciadas con IA

Generar resúmenes automáticos del checklist diario y reportes de incidencias para detectar patrones de mejora.

Realizar forecasting de consumo de snacks e insumos según la asistencia histórica, optimizando así la reposición.

Crear comparativos automáticos de proveedores considerando tarifas, SLA y calidad para facilitar negociaciones.

Automatizar comunicaciones a los colaboradores sobre eventos, mantenciones o recordatorios de convivencia.

Generar itinerarios de viaje optimizados en ruta, costo y política corporativa.

Crear dashboards en tiempo real para visualizar el NPS de la oficina, asistencia, tickets y gastos versus presupuesto.

Detectar de manera temprana anomalías en los gastos de tarjetas corporativas para asegurar el compliance.

Generar minutas, seguimientos (follow-ups) y agendas priorizadas para el soporte ejecutivo al CEO.

Métricas directas del rol (KRs)

Cumplimiento del Checklist diario ≥ 95%.

Resolución de tickets de mantención cumpliendo SLA

NPS de la oficina ≥ 80.

Métricas del negocio que impacta

Porcentaje de asistencia a la oficina (Target).

Costo por metro cuadrado de la oficina.

Adherencia al presupuesto de Workplace.

¿Qué necesitas para postular?

Must Have (Requisitos excluyentes)

Más de 5 años de experiencia comprobable en posiciones de Workplace, Facilities u Office Management.

Sólida experiencia en la gestión de proveedores y contratos de servicios.

Habilidad demostrada en la coordinación de eventos corporativos presenciales.

Experiencia en Travel Management y brindando soporte ejecutivo a posiciones de C-Level.

Fluidez en el uso de IA (AI fluency) aplicada al abastecimiento y reporting operativo.

Nice to Have (Deseable)

Experiencia previa trabajando en empresas SaaS o Scaleups con oficinas de más de 150 personas.

Conocimientos de normativas HSE en Chile (mutualidades, Seguridad y Salud en el Trabajo).

Manejo de plataformas de control de accesos, idealmente Click Visitas.

Experiencia utilizando tarjetas de crédito corporativas y procesando rendiciones de gastos.

Soft Skills esperadas

Marcada hospitalidad y orientación al servicio del colaborador.

Atención extrema a los detalles.

Alto nivel de discreción y confidencialidad al interactuar con el CEO y el equipo C-Level.

Capacidad de resolución bajo presión y excelentes habilidades de multitasking.

¿Qué beneficios tendrás trabajando con nosotros?

4 Aguinaldos en el año

Ajuste de IPC Trimestral

Asignación de Sala Cuna

Tendrás 15 días hábiles adicionales a tus vacaciones

Seguro Complementario Salud, Dental, Vida y Catastrófico

Seguro Oncológico

Convenio Poliglota

Convenio Gimnasio

Convenio Banco de Chile, BCI y Scotiabank ¡¡Entre muchos otros!!

¡Respetamos y disfrutamos la diversidad. Creamos un ambiente de desarrollo profesional seguro, vivimos la verdadera inclusión y la igualdad de oportunidades!

¡Postula y súmate a nuestro lindo propósito 🧡 !

Si esta vacante es de tu interés, asegúrate que siga disponible en nuestro portal de empleos https://nubox.teamtailor.com/