Management Assistant

Onze klant, een internationale onderneming gespecialiseerd in investeringen en participatiemanagement, ondersteunt een divers portfolio van bedrijven wereldwijd met strategische en financiële diensten.

Herken je jezelf in deze vacature? Wij kijken ernaar uit je te helpen en staan volledig tot je dienst om je te begeleiden bij je kandidatuur.

Jobomschrijving

Wil je deel uitmaken van een internationale organisatie met een menselijk formaat in Brussel en een uitdagende professionele ervaring beleven? Wij zijn op zoek naar een polyvalente Management Assistant voor een veelzijdige en boeiende functie, naast de Office Manager en een andere Management Assistant.

Verantwoordelijkheden

• Administratieve ondersteuning van 8 managers (1 Partner, 2 Directors en 5 junior profielen)
• Complex agendabeheer (planning, coördinatie en opvolging van meetings)
• Voorbereiding van vergaderingen op administratief en praktisch vlak
• Coördinatie van contacten met externe partners en andere afdelingen
• Volledige organisatie van internationale zakenreizen (A tot Z)
• Beheer van onkostennota’s en Mastercard-afrekeningen
• Opvolging van e-mails en dossiers
• Printen en inbinden van documenten
• Opmaak en opvolging van ESG-kwartaalrapporten
• Digitale klassering en archivering van secretariaatsdocumenten

Gedeelde taken (in beurtrol)

• Onthaal van bezoekers, leveranciers en dienstverleners
• Klaarmaken van vergaderzalen, coördinatie van catering en taxi’s
• Bestellen van kantoorbenodigdheden en dagelijkse lunches
• Toezicht op het algemeen welzijn en de orde op kantoor
• Minimum 1 jaar ervaring als Management Assistant
• Perfecte kennis van Nederlands en Engels; zeer goede kennis van Frans
• Goede kennis van Outlook en Microsoft Office
• Goed georganiseerd en stressbestendig
• Sterke communicatieve vaardigheden
• Teamplayer met oog voor kwaliteit
• Zelfstandig, proactief en oplossingsgericht
• Discreet, nauwkeurig en in staat prioriteiten te stellen