Biroja Koordinatoru Komandas vadītājs(-a)/ Office Coordinator Team Lead

Šī ir vadības loma dinamiskā, vairāku biroju vidē, kas prasa ciešu sadarbību ar iesaistītajām pusēm, darbiniekiem, apmeklētājiem un ārējiem partneriem. Amats ietver komandas vadīšanu, kas atbild par vairāku prioritāšu pārvaldību, konsekventas pakalpojumu kvalitātes nodrošināšanu un efektīvu ikdienas darbību uzturēšanu.

Galvenie pienākumi:

• Atbildēt par vairākām lokācijām.
• Uzraudzīt, apmācīt un atbalstīt OOM komandu, nodrošinot efektīvu komunikāciju un sadarbību.
• Veicināt komandas attīstību ar apmācībām, semināriem un mentoringu.
• Uzturēt biroja pakalpojumus un veidot uz klientu orientētu kultūru.
• Ieviest un optimizēt darba plūsmas, politikas un procedūras, izmantojot tehnoloģijas.
• Atbalstīt budžeta plānošanu un resursu sadali.
• Uzturēt KPI un analizēt tendences, lai uzlabotu komandas sniegumu.
• Pārraudzīt biroja apstākļus, aprīkojumu un materiālus, nodrošinot tīrību un funkcionalitāti.
• Pārvaldīt darbinieku uzskaiti, biroja krājumus un piegādātāju veikumu.
• Veikt citus pienākumus pēc nepieciešamības un aizvietot kolēģus viņu prombūtnes laikā.

This is a leadership role within a dynamic, multi-location office environment, requiring close coordination with stakeholders, employees, visitors, and external partners. The position involves leading a team responsible for managing multiple priorities, ensuring consistent service quality, and maintaining efficient day-to-day operations.
 
Key Responsibilities:

• Be responsible for multiple locations.
• Supervise, train, and support the OOM team to ensure effective communication and collaboration.
• Promote team growth through training, workshops, and mentoring.
• Maintain office services and foster a client-focused culture.
• Implement and optimise workflows, policies, and procedures using technology.
• Support budget preparation and resource allocation.
• Maintain KPIs and analyse trends to improve team performance.
• Oversee office conditions, equipment, and supplies, ensuring cleanliness and functionality.
• Manage staff records, office stocks, and supplier performance.
• Perform other duties as needed and cover for colleagues during absences.

Veiksmīgs kandidāts pārliecinoši pārvaldīs operatīvo darbību, veicinās komandas sniegumu un atbildību, kā arī pieņems lēmumus, lai nodrošinātu vienmērīgu un uzticamu biroja darbību. Viņš/viņa līdzsvaros praktisku iesaisti ar spēcīgu cilvēku vadību, pielāgosies mainīgām operatīvajām prasībām un veidos strukturētu, augstas veiktspējas vidi visās lokācijās.

Prasības:

• Augstākā izglītība;
• Labas latviešu un angļu valodas zināšanas darba pienākumu veikšanai – darbam ar uzņēmuma iekšējām sistēmām un ikdienas saziņai ar citiem starptautiskajiem departamentiem;
• Pieredze darbā ar standarta programmatūru, tai skaitā MS Office, Windows u.c.;
• Datu analīzes prasmes un spēja sagatavot atskaites un KPI;
• Spēja precīzi izpildīt tiešā vadītāja norādījumus un darba uzdevumus;
• Labas laika plānošanas prasmes;
• Augsta atbildības sajūta;
• Profesionālā pieredze 1–2 gadi un vadības pieredze vismaz 2 gadi.

The successful candidate will confidently oversee operations, drive team performance and accountability, and make decisions to ensure smooth and reliable office functioning. They will balance hands-on involvement with strong people leadership, adapt to changing operational demands, and foster a structured, high-performing environment across all locations.

Qualifications:

• Higher education;
• Good knowledge of Latvian and English for performing job duties – working with the company's internal systems and daily communication with other international departments;
• Experience with standard software applications, including MS Office, Windows etc.;
• Data analysis skills with ability to produce reports, KPIs;
• The ability to accurately fulfil the direct management orders and work tasks;
• Effective time management skills;
• High sense of responsibility;
• Professional experience 1-2 years and managerial experience at least 2 years.

We offer:

• A salary of €2,100 gross, with the potential for a salary increase based on performance;
• Opportunities for professional and personal development;
• Health insurance and a modern office environment;
• Additional benefits such as an on-site gym, wellness initiatives (e.g., Healthy Weeks), and extra paid days off;
• A supportive team and an open company culture that values ideas.

If you are interested, please apply by submitting your CV and cover letter in English.

Mēs piedāvājam:

• Atalgojumu 2100 EUR bruto, ar iespēju to palielināt atkarībā no snieguma;
• Profesionālās un personīgās attīstības iespējas;
• Veselības apdrošināšanu un mūsdienīgu biroja vidi;
• Papildu labumus, tostarp sporta zāli birojā, labbūtības iniciatīvas (piemēram, Veselības nedēļas) un papildus apmaksātas brīvdienas;
• Atbalstošu komandu un atvērtu uzņēmuma kultūru, kur tiek novērtētas idejas.

Ja esi ieinteresēts/-a, lūdzam pieteikties, iesniedzot savu CV un motivācijas vēstuli angļu valodā.