Secretaresse (m/v) Raad van Bestuur (COO)

Wat ga je doen?

Recent is er voor de Raad van Bestuur een nieuwe COO geworven . Ter ondersteuning van deze bestuurder zoeken wij een ervaren en professionele secretaresse (m/v) die overzicht houdt in een complexe bestuurlijke omgeving en moeiteloos schakelt tussen strategie, organisatie en uitvoering. Je maakt deel uit van het team van secretaresses van de Raad van Bestuur en Bestuursstaf en bent een collegiale en betrouwbare samenwerkingspartner.

In deze functie lever je een directe bijdrage aan het effectief functioneren van de COO en de Raad van Bestuur. Je bent de rechterhand van de COO en draagt eraan bij dat bestuurlijke, organisatorische en strategische processen soepel en efficiënt verlopen. Je ondersteunt en ontzorgt de COO in de volle breedte van het secretariaatsvak, bent zijn sparringpartner en denkt proactief mee zodat de COO zijn taken optimaal kan vervullen. Je hebt een goed ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, bent organisatiesensitief en handelt zorgvuldig. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten en handelt daar zelfstandig naar.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit

•

Complex agendabeheer van de COO, inclusief prioritering, belangenafweging en afstemming met interne en externe stakeholders

•

Voorbereiden en opvolgen van bestuurs- en overige vergaderingen

•

Fungeren als eerste aanspreekpunt en filter voor inkomende interne en externe vragen, verzoeken en correspondentie

•

Voorbereiden van bestuurlijke stukken: verzamelen, structureren en bewaken van besluitvorming

•

Bewaken van actiepunten, deadlines en afspraken

•

Verzorgen van (vertrouwelijke) correspondentie en zorgvuldig informatiebeheer

•

Ontvangen van gasten en verzorgen van overige secretariële ondersteuning

Hoe ziet je werkomgeving eruit?

Als secretaresse maak je onderdeel uit van de Bestuursstaf en daarbinnen van het bestuurssecretariaat, waar je nauw samenwerkt met zes collega secretaresses. De Bestuursstaf coördineert voor de Raad van Bestuur van het Maastricht UMC+ de strategische agenda, de advies- en besluitvormingsprocessen in afstemming met de Bestuurssecretaris en de verschillende overleggen binnen- en buitenshuis. De Bestuursstaf is daarin de verbindende schakel tussen de Raad van Bestuur en de organisatie en onderhoudt relevante externe en interne netwerken om tijdig te kunnen adviseren en de agenda goed te kunnen voorbereiden.

De Bestuursstaf bestaat uit vijf teams met in totaal ongeveer 35 medewerkers.

Het Bestuur van het Maastricht UMC+ wordt gevormd door in totaal zes leden en bestaat uit vier leden vanuit het academisch ziekenhuis. De COO is één van deze laatste vier. Daarnaast zijn de decaan en vice-decaan vanuit de faculteit onderdeel van het Bestuur. Meer informatie over ons Bestuur vind je hier .

Bij het Maastricht UMC+ werken we iedere dag aan het verbeteren van de gezondheid van mensen. Als UMC brengen we zorg, onderzoek, onderwijs en valorisatie samen. Door continu te zoeken naar vernieuwing en samenwerking – ook buiten de zorg – creëren we een omgeving waarin patiënten, studenten en medewerkers zich gezien en gehoord voelen. Een organisatie waarin ieder mens telt.