SUPPORT ADMINISTRATIF PROPERTY MANAGEMENT (H/F/X) H/F/X

Votre mission

En tant que Support Administratif Property Management , vous assurez un support commercial et administratif efficace aux activités de gestion immobilière, en étant le premier point de contact pour les locataires et les candidats locataires. L'objectif est de garantir une expérience de service et de support aux locataires et futurs locataires. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le commercial en charge de la mise en location ainsi qu'avec les équipes de Property Management et de gestion technique.

Vos responsabilités

🏠 Support à la gestion commerciale (mise en location)

• Rédaction des annonces et retouches des photos ;
• Première prise de contact avec les candidats locataires (réponse aux demandes de location) ;
• Réalisation d'un premier screening des candidatures (analyse des profils) ;
• Planification et coordination des visites dans l'agenda du commercial en charge de la location ;
• Envoi et suivi des dossiers de candidature (complétude des dossiers) ;
• Préparation et coordination de la signature des baux, et rédaction des contrats / avenants, en collaboration avec le commercial ;
• Suivi des garanties locatives et enregistrement des baux ;
• Encodage et mise à jour des données dans nos outils (YouRent / Odoo) ;
• Suivi des renouvellements de bail et reporting au département de commercialisation.

📞 Support à la gestion quotidienne des biens

• Assistance téléphonique et de première ligne (e-mails, tickets et demandes via la plateforme de gestion) face aux problèmes rencontrés par les locataires ;
• Premier point de contact pour les demandes administratives ou techniques avant la transmission vers l'équipe concernée ;
• Collaboration avec l'équipe Property Management sur le suivi des problèmes survenant dans les immeubles.

🗂¿ Gestion documentaire & support administratif

• Mise à jour des bases de données locatives (documents légaux, contrats, certificats...) ;
• Classement et archivage numérique pour un bon maintien de la base de données ;
• Préparation de rapports en support à l'équipe et au Head of Property Management ;
• Suivi administratif du processus de vente (organisation des informations, support aux échanges internes) ;
• Envoi de courriers types (aux locataires, fournisseurs, etc.), vérification ONSS/TVA fournisseurs, gestion des bons de commande ;
• Suivi des enquêtes de satisfaction des locataires. 🧾 Support à la gestion des services
• Mise à jour des plateformes internes et externes pour suivre les locataires utilisant les services partenaires et pour garantir une facturation correcte ;
• Point de contact avec les prestataires de services pour toute question, suivi ou résolution de problème.

🔄 Back-up d'équipe

• Soutien ponctuel aux collègues en cas d'absence (commercial, property manager, permanence...) afin d'offrir la meilleure expérience à nos locataires et candidats locataires.

Votre profil

¿ Expérience & formation

• Formation ou expérience en administration, immobilier ou équivalent ;
• Une première expérience en service client ou support administratif est un atout.

💼 Compétences professionnelles et techniques

• Excellente organisation, rigueur, gestion des priorités, sens du détail ;
• Solides compétences en communication écrite et orale ;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et idéalement de gestion immobilière.

🤝 Compétences interpersonnelles

• Proactivité, esprit d'équipe ;
• Envie d'apprendre, polyvalence et ouverture - mindset PME.
• Sens du service client et capacité à gérer des situations délicates avec diplomatie .

🌍 Langues

• Néerlandais - Maitrise écrite et orale ;
• Français - Maitrise écrite et orale ;
• Anglais - Bonne connaissance écrite et orale.

Rémunération & avantages

Chez Vicinity, la rémunération est définie dans le cadre d'une politique salariale transparente, équitable et alignée avec le marché. Elle prend en compte plusieurs critères, notamment l'expérience pertinente, le niveau de responsabilité, l'autonomie et la contribution au sein de la fonction.

En complément du salaire brut, les avantages suivants peuvent être proposés pour cette fonction :

• Ordinateur portable ;
• Téléphone et abonnement téléphonique professionnel ;
• Chèques-repas ;
• Assurances ;
• Écochèques ;
• Remboursement des frais de transport ;
• Autres avantages complémentaires liés à la fonction.