Office Manager/in (m/w/d)

In der Funktion als Office Manager/in (m/w/d) bist du eine tragende Säule von VitaForst: Du übernimmst Verantwortung in verschiedenen Aufgabenbereichen und unterstützt dabei das Team und die Führungsebene bei ihren Aufgaben. Hierzu zählt unter anderem: Allgemeine Büroorganisation: Verantwortung für die Organisation und Verwaltung des Büros Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Reiseplänen Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen Unterstützung bei Ausschreibungen über Vergabeportale der öffentlichen Hand Buchhaltung und Finanzverwaltung: Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam Überwachung der Abrechnungsgrundlagen wie Rapportzettel Personalverwaltung: Unterstützung bei der Personalbeschaffung und -einstellung Verwaltung von Personalakten und Urlaubsanträgen Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und anderen personalbezogenen Dokumenten Datenverwaltung und -dokumentation: Verwaltung und Aktualisierung von Kundendatenbanken Archivierung von Dokumenten und Akten Erstellung von Berichten und Präsentationen Pflege und Aktualisierung der Unternehmenspräsentation Digitalisierung und Prozessmanagement: Digitalisierung und Automatisierung bestehender und zukünftiger Prozesse Einführung und Nutzung von geeigneten KI-Tools zur Effektivitätssteigerung Unterstützung des Teams: Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Messen Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Materialien Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und externen Partnern Business Development: Unterstützung der Geschäftsleitung bei der langfristigen Unternehmensentwicklung Projektunterstützung, Analysen und Machbarkeitsstudien für potentielle neue Märkte, Zielgruppen und Regionen